Krok 1  Zapytanie ofertowe

Proces certyfikacji rozpoczyna się przez przekazanie przez klienta danych niezbędnych do przygotowania oferty np. w formie zapytania ofertowego (formularz B750), kontaktu telefonicznego, lub drogą e-mailową.

Krok 2  Przygotowanie oferty

Na podstawie informacji o Państwa firmie sporządzamy ofertę a wraz z nią przesyłany jest wniosek, oraz ogólne warunki handlowe.

Krok 3  Zgłoszenie / podpisanie umowy

Oferta zawiera cenę i warunki dla całego cyklu auditów tj. auditu certyfikacyjnego oraz dwóch corocznych auditów nadzorczych, a także wniosek o certyfikację. Odesłanie podpisanego wniosku jest jednoznaczne z przyjęciem warunków oferty i stanowi zawarcie umowy. [Rozszerzona  umowa jest przygotowana na życzenia klienta. Umowa rozszerzona - kliknij tutaj].

Krok 4  Planowanie certyfikacji

Po otrzymaniu podpisanego wniosku/umowy przedstawiciel BPIC kontaktuje się z Państwem w celu ustalenia terminu auditu certyfikacyjnego, oraz sposobu przesłania dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa, czyli księga jakości oraz procedury, pozwolą auditorowi zapoznać się z Państwa systemem oraz przygotować plan auditu. Następnie wyznaczamy auditora wiodącego, który będzie główną osobą kontaktową zarówno  podczas procesu certyfikacji jak i w późniejszym okresie. Wyznaczony auditor wiodący jest kompetentny w zakresie Państwa obszaru działalności. Skład zespołu auditorskiego przekazywany jest organizacji z 7-dniowym wyprzedzeniem.

Organizacji przysługuje prawo do zmiany poszczególnych członków zespołu auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych zachowań itp. Złożenie takiego wniosku powinno nastąpić nie później niż  w ciągu 5 dni po otrzymaniu informacji z BPIC o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach BPIC dokona zmiany proponowanego składu zespołu auditorskiego.

W audicie mogą uczestniczyć ewaluatorzy/auditorzy szkolący, lub obserwatorzy Polskiego Centrum Akredytacji. [Udział w/w osób nie obciąża finansowo organizacji]. Ponadto ich udział w procesie certyfikacji jest organizowany w taki sposób, aby nie utrudniać prowadzonych działań auditowych członkom zespołu auditorskiego.

Krok 5  Certyfikacja  Etap 1 Ocena dokumentacji systemu

Etap pierwszy auditu przeprowadzany jest w Państwa siedzibie. Podczas tego etapu  następuje:

• zapoznanie się auditora wiodącego z najwyższym kierownictwem, ich przedstawicielem (podczas spotkania otwierającego) oraz ze strukturą organizacji,
• potwierdzenie  zakresu certyfikacji,
• zapoznanie się auditora wiodącego z zakładem (lokalizacją) - "przejście po firmie",
• ocena dokumentacji systemu w celu zweryfikowania zgodności z normą oraz założeniami organizacji,
• ocena auditów wewnętrznych i ich przeglądu przez kierownictwo.

Informacja zdobyta podczas tego etapu pozwoli określić stan gotowości do drugiego etapu certyfikacji oraz go zaplanować.  Auditor Wiodący przygotowuje raport zawierający ustalenia z auditu ze wskazaniem obszarów lub elementów, które mogą być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas etapu drugiego. Etap pierwszy kończy się spotkaniem zamykającym z najwyższym kierownictwem, podczas którego prezentowany jest raport. Podczas spotkania prezentowany i uzgodniony zostaje również plan drugiego etapu auditu, który zawierany jest również w raporcie. Jeśli w trakcie tego etapu wystąpiły niezgodności, przed rozpoczęciem drugiego etapu niezbędne jest wprowadzenie działań korygujących (lub ich zaplanowanie, jeśli są to działania długoterminowe). Przerwa pomiędzy auditem etapu pierwszego i drugiego nie może być dłuższa niż 6 miesięcy i krótsza niż 7 dni. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Zarządzający może ten czas skrócić.

Krok 5  Certyfikacja  Etap 2 Ocena skuteczności wdrożonego systemu

Celem tego etapu certyfikacji  jest sprawdzenie zgodności i skuteczności wdrożonego systemu zarządzania z wymaganiami przyjętej normy oraz ustanowionej dokumentacji. Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, w którym bierze udział najwyższe kierownictwo i jego przedstawiciel. Auditor/rzy przeprowadzają audit w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa zgodnie z planem.  Celem drugiego etapu jest zgromadzenie obiektywnych dowodów potwierdzających, że system zarządzania w Państwa firmie spełnia wymagania określonej normy(m) i jest skuteczny. Audit jest prowadzony na stanowiskach pracy poprzez obserwacje procesów, rozmowy z pracownikami i analizę zapisów w organizacji. Auditor wiodący przygotowuje raport z auditu, który jest przedstawiany najwyższemu kierownictwu podczas Spotkania zamykającego.  Raport zawierający rekomendację o udzieleniu/nie udzieleniu certyfikacji zostanie przekazany do biura BPIC Sp. z o.o. do jego weryfikacji (raport nie może być przekazany klientowi podczas auditu w związku z wymaganiem DAC-17 jednostki akredytacyjnej: „zwraca się uwagę na konieczność dostarczania raportu klientowi przez jednostkę certyfikującą, a nie zespół oceniający”).

W przypadku wystąpienia niezgodności, Organizacja w ciągu 14  dni od daty auditu powinna przekazać do BPIC, z powiadomieniem auditora wiodącego, plan działań korygujących. Auditor wiodący dokonuje przeglądu zaproponowanych przez organizację działań korygujących na podstawie swoich notatek / raportu z auditu, dostarczonych dokumentów i w niektórych przypadkach auditu dodatkowego. Ostateczna decyzja dotycząca udzielenia rekomendacji podejmowana jest przez Recenzenta ds. Certyfikacji.

Krok 6  Wydanie Certyfikatu

Auditor wiodący dostarcza do BPIC kompletny raport z auditu wraz z notatkami. Recenzent ds. Certyfikacji decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania  certyfikatu podejmuje na podstawie:

• raportu z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest możliwe, podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących;
• wniosku Auditora wiodącego, czy udzielić certyfikacji łącznie ze wszystkimi warunkami i spostrzeżeniami;
• wydanej opinii przez Recenzenta  ds. Certyfikacji oraz wszelkich mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie).

Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji, a w przypadku decyzji pozytywnej certyfikat zostaje przekazany w formie elektronicznej a oryginał przesłany pocztą lub na życzenie klienta wręczony przez Prezesa Zarządu BPIC Sp.zo.o.