Przebieg procesu certyfikacji

pcersch 

Krok 1. Zapytanie ofertowe

Proces certyfikacji rozpoczyna się przez przekazanie przez klienta danych niezbędnych do przygotowania oferty np. w formie zapytania ofertowego (formularz B750), kontaktu telefonicznego, lub drogą e-mailową.

 

Krok 2. Podjęcie decyzji o certyfikacji / recertyfikacji - przygotowanie oferty

Na podstawie informacji o Państwa firmie i po podjęciu decyzji o przystąpieniu do certyfikacji/recertyfikacji/nadzoru, sporządzamy ofertę a wraz z nią przesyłamy formularz zgłoszeniowy oraz ogólne warunki handlowe [kliknij tutaj po ogólne warunki umowy]

 

Krok 3. Zgłoszenie / podpisanie umowy

Oferta zawiera cenę i warunki dla całego cyklu auditów tj. auditu certyfikacyjnego oraz dwóch corocznych auditów nadzorczych, a także wniosek o certyfikację. Odesłanie podpisanego wniosku, jest jednoznaczne z przyjęciem warunków oferty i stanowi zawarcie umowy. [Rozszerzona umowa jest przygotowywana na życzenia klienta.]

 

Krok 4. Planowanie certyfikacji

Po otrzymaniu podpisanego wniosku/umowy przedstawiciel BPIC kontaktuje się z Państwem w celu ustalenia terminu auditu certyfikacyjnego, oraz sposobu przesłania dokumentacji systemowej. Dokumentacja systemowa, czyli księga jakości oraz procedury, pozwolą auditorowi zapoznać się z Państwa systemem oraz przygotować plan auditu. Następnie wyznaczamy auditora wiodącego, który będzie główną osobą kontaktową zarówno podczas procesu certyfikacji jak i w późniejszym okresie. Wyznaczony auditor wiodący jest kompetentny w zakresie Państwa obszaru działalności. Skład zespołu auditorskiego przekazywany jest organizacji z 7-dniowym wyprzedzeniem.

Organizacji przysługuje prawo do zmiany poszczególnych członków zespołu auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych zachowań itp. Złożenie takiego wniosku powinno nastąpić nie później niż w ciągu 5 dni po otrzymaniu informacji z BPIC o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach BPIC dokona zmiany proponowanego składu zespołu auditorskiego.

W audicie mogą uczestniczyć ewaluatorzy/auditorzy szkolący, lub obserwatorzy Polskiego Centrum Akredytacji. [Udział w/w osób nie obciąża finansowo organizacji]. Ponadto ich udział w procesie certyfikacji jest organizowany w taki sposób, aby nie utrudniać prowadzonych działań auditowych członkom zespołu auditorskiego.

 

Krok 5. Certyfikacja Etap 1 - ocena dokumentacji systemu

Etap pierwszy auditu przeprowadzany jest w Państwa siedzibie. Podczas tego etapu następuje:

  • zapoznanie się auditora wiodącego z najwyższym kierownictwem, ich przedstawicielem (podczas spotkania otwierającego) oraz ze strukturą organizacji,
  • potwierdzenie zakresu certyfikacji,
  • zapoznanie się auditora wiodącego z zakładem (lokalizacją) - "przejście po firmie",
  • ocena dokumentacji systemu w celu zweryfikowania zgodności z normą oraz założeniami organizacji,
  • ocena auditów wewnętrznych i ich przeglądu przez kierownictwo.

Informacja zdobyta podczas tego etapu pozwoli określić stan gotowości do drugiego etapu certyfikacji oraz go zaplanować. Auditor Wiodący przygotowuje raport zawierający ustalenia z auditu ze wskazaniem obszarów lub elementów, które mogą być zaklasyfikowane jako niezgodności podczas etapu drugiego. Etap pierwszy kończy się spotkaniem zamykającym z najwyższym kierownictwem, podczas którego prezentowany jest raport. Podczas spotkania prezentowany i uzgodniony zostaje również plan drugiego etapu auditu, który zawierany jest również w raporcie. Jeśli w trakcie tego etapu wystąpiły niezgodności, przed rozpoczęciem drugiego etapu niezbędne jest wprowadzenie działań korygujących (lub ich zaplanowanie, jeśli są to działania długoterminowe). Przerwa pomiędzy auditem etapu pierwszego i drugiego nie może być dłuższa niż 6 miesięcy i krótsza niż 7 dni. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor Zarządzający może ten czas skrócić.

 

Krok 5. Certyfikacja Etap 2 - ocena skuteczności wdrożonego systemu

Celem tego etapu certyfikacji jest sprawdzenie zgodności i skuteczności wdrożonego systemu zarządzania z wymaganiami przyjętej normy oraz ustanowionej dokumentacji. Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, w którym bierze udział najwyższe kierownictwo i jego przedstawiciel. Auditor/rzy przeprowadzają audit w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa zgodnie z planem. Celem drugiego etapu jest zgromadzenie obiektywnych dowodów potwierdzających, że system zarządzania w Państwa firmie spełnia wymagania określonych norm lub normy i jest skuteczny. Audit jest prowadzony na stanowiskach pracy poprzez obserwacje procesów, rozmowy z pracownikami i analizę zapisów w organizacji. Auditor wiodący przygotowuje raport z auditu, który jest przedstawiany najwyższemu kierownictwu podczas Spotkania zamykającego. Raport zawierający rekomendację o udzieleniu lub nie udzieleniu certyfikacji zostanie przekazany do biura BPIC Sp. z o.o. do jego weryfikacji (raport nie może być przekazany klientowi podczas auditu).

W przypadku wystąpienia niezgodności, Organizacja w ciągu 14 dni od daty auditu powinna przekazać do BPIC, z powiadomieniem auditora wiodącego, plan działań korygujących. Auditor wiodący dokonuje przeglądu zaproponowanych przez organizację działań korygujących na podstawie swoich notatek / raportu z auditu, dostarczonych dokumentów i w niektórych przypadkach auditu dodatkowego. Ostateczna decyzja dotycząca udzielenia rekomendacji podejmowana jest przez Recenzenta ds. Certyfikacji.

 

Krok 6. Wydanie Certyfikatu

Auditor wiodący dostarcza do BPIC kompletny raport z auditu wraz z notatkami. Recenzent ds. Certyfikacji podejmuje decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania certyfikatu na podstawie:

  • raportu z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest możliwe, podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących;
  • wniosku Auditora wiodącego, czy udzielić certyfikacji łącznie ze wszystkimi warunkami i spostrzeżeniami;
  • wydanej opinii przez Recenzenta ds. Certyfikacji oraz wszelkich mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie).

Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji, a w przypadku decyzji pozytywnej certyfikat zostaje przekazany w formie elektronicznej, a oryginał przesłany pocztą lub na życzenie klienta wręczony przez Prezesa Zarządu BPIC Sp. z o.o.

 

Krok 7. Audit nadzoru i recertyfikacji

Audit nadzoru w pierwszym i drugim roku oraz audit ponownej certyfikacji (recertyfikacji) prowadzony jest zgodnie z krokami 2-6.

 

 

 Skontaktuj się z nami!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 BPIC Sp. z o.o., Warszawa, Toruń